এক্সেলে ডাটা টেবিল ও চার্ট তৈরি করার নিয়ম - Graphic School

Blog

এক্সেলে ডাটা টেবিল ও চার্ট তৈরি করার নিয়ম

আমরা প্রথমেই জেনে নিই ডাটা এবং ডাটাবেস কি?

Data:

ডাটা বা উপাত্ত বলতে সাধারণত: কোন তথ্য বা Information কে বুঝায়। এই তথ্য বা ইনফরমেশন বিভিন্ন রকম হতে পারে। যেমন, আমাদের ব্যক্তিগত টেলিফোন গাইড বা ডায়েরীতে আমরা বিভিন্ন ব্যক্তির নাম ঠিকানা ও ফোন নম্বর লিখে থাকি। এই তথ্য বা ইনফরমেশনগুলোই হলো ডাটা।

Data base:

পরষ্পর ম্পর্কযুক্ত তথ্যের সমাহারকে তথ্য ঘাঁটি বা ডাটাবেজ বলা হয়। বেজ শব্দের অর্থ হচ্ছে ঘাঁটি বা ধারক বা ভিত্তি। Flower base অর্থ ফুলদানী। অনেক ফুলকে সুসজ্জিত ভাবে যেমন ফুলদানীতে রাখা হয় তেমনী ডাটাকে সুসংগঠিত করে রাখার ব্যবস্থাপনা বা ঘাঁটিকে Data base বা উপাত্ত ঘাঁটি বলা হয়।

Data Table তৈরীঃ

ধরা যাক, কোন ব্যাংক থেকে ৫% সুদে ১০০০০ টাকা ঋণ গ্রহন করা হলো।

১০০০০ টাকার ৫ বছরে ৫% সুদে সুদাসল কত হবে ?

সুদের হার পরিবর্তন হয়ে ১০%, ১২%, ১৫%, ১৭%, ২০% হলে সুদাসল কত হবে ?

সুদের হার এবং আসল যদি(৫০০০০ টাকা বা ৮০০০০টাকা)পরিবর্তন হয় তাহলে সুদাসল কত হবে ? এ সব সমস্যার সমাধানগুলো ডাটা টেবিলের মাধ্যমে করতে হবে

নির্দেশিকাঃ পদ্ধতি -১ নিম্নরূপ ওয়ার্কশীট তৈরীঃ

A3 সেলে লেখাটি ধরানোর জন্য Format>Column>Width.. নির্দেশ দিয়ে 12 লিখে এন্টার দিয়ে A কলামের প্রশস্ততা বৃদ্ধি করে নিতে হবে।

সেল পয়েন্টার B4 সেলে রেখে =+B1*B2*B3+B1 লিখে এন্টার দিতে হবে।

এরপর A4 থেকে B9 সিলেক্ট করে Data >Table ক্লিক করতে হবে। ফলে পর্দায় একটি ডায়ালগ বক্স আসবে।

ডায়ালগ বক্সের Column input Cell এ ক্লিক করে B2 সেলে ক্লিক করতে হবে। এরপর ডায়ালগ বক্স থেকে ওকে বার্টন ক্লিক করলে কাঙ্খিত ফলাফল চলে আসবে।

নির্দেশিকাঃ পদ্ধতি – ২ নিম্নরূপ ওয়ার্কশীট তৈরীঃ

সেল পয়েন্টার A4 সেলে রেখে =+B1*B2*B3+B1 লিখে এন্টার দিতে হবে।

B4 সেলে 10000, C4 সেলে 50000,  D4 সেলে 80000 টাইপ করি।

এরপর A4 থেকে D9 সিলেক্ট করে Data >Table ক্লিক করতে হবে। ফলে পর্দায় একটি ডায়ালগ বক্স আসবে।

ডায়ালগ বক্সের Row input Cell এ কিক করে E1 সেলে কিক করতে হবে।

ডায়ালগ বক্সের Column input Cell এ ক্লিক করে B2 সেলে কিক করতে হবে। এরপর ডায়ালগ বক্স থেকে ওকে বার্টন কিক করলে কাঙ্খিত ফলাফল চলে আসবে। নিম্নরূপ-

Goal Seek:

ধরা যাক বাড়ি ক্রয়ের জন্য ব্যাংক থেকে ঋণ গ্রহন করতে হবে। ব্যাংক ১টি শর্তে ঋণ দিতে চায় বছরে ৯টাকা হার সুদে ৩০ বছরে মাসিক কিস্তিতে টাকা পরিশোধ করতে হবে। এ পদ্ধতিতে নিজের পারগতার উপর অর্থাৎ মাসে কত টাকা জমা দিতে পারবো সেই অনুপাতে ব্যাংক থেকে ঋণ গ্রহন করলে ঋণ সময় মতো পরিশোধ করা যাবে। তাই যদি মাসে ৯০০০ টাকা হারে জমা দেওয়ার পারগতা থাকে তাহলে ব্যাংক থেকে কত টাকা ঋণ পাওয়া যাবে তা গোলচেকের মাধ্যমে আমরা পরীক্ষা করে নিতে পারি।

তাহলে সুদের হার ৯%, সময়কাল ৩০ বছর, মাসিক কিস্তি ৯০০০ টাকা, ঋণের পরিমান ?

ধরা যাক ঋণের পরিমান আনুমানিক ৯,০০,০০০ টাকা ( সঠিক হিসাবটা আমাদের বের করতে হবে।

করণীয়ঃ সেল পয়েন্টার সেলে রেখে =PMT(B2/12,B3*12,B1)  লিখে এন্টার দেই। ফলে এখানে রেজাল্ট আসবে ৭২৪১.৬০ টাকা। কিন্তু আমরা দিতে পারি ৯,০০০ টাকা। তাহলে কত টাকা ঋণ পাওয়া যাবে জানতে আমাদের কিছু কাজ করতে হবে। যেমন- সেল পয়েন্টার B5 সেলে ফলাফল সিলেক্ট করে টুলস মেনু থেকে কমান্ড দিয়ে ডায়ালগ বক্সের প্রথম সেলে পয়েন্টার রেখে B1 সেলে ক্লিক করতে হবে। পুণরায় ডায়ালগ বক্সের মাঝের সেলে পয়েন্টার নিয়ে কত পরিশোধ করতে পারি তা লিখতে হবে। তাহলে কাঙ্খিত ফলাফল পাওয়া যাবে।

Data Auto Filter:

নির্দেশিকাঃ

ডাটা বেজের যে কোন সেলে পয়েন্টার রাখি। এরপর Data মেনুতে কিক করে অথবা কীবোড Alt+D চাপি।

এরপর Filter এ ক্লিক করে Auto Filter এ ক্লিক করলে অথবা দুইবার চাপলেও কাজটি হয়ে যাবে।

এক্সেল-এ চার্ট সংযোজনঃ

চার্ট কি তা আমরা সবাই কম বেশি জানি। গ্রাফ বা লেখচিত্রের সাথে আমরা সবাই পরিচিত আছি। ভূগোলে বিভিন্ন দেশের বা একই দেশের বিভিন্ন জেলা বা শহরের জনসংখ্যা, আবহাওয়ার তারতম্য, জন্ম-মৃত্যু হার ইত্যাদি গাণিতিক তথ্য সমূহ যা অনেক সংখ্যায় বা গ্রাফের মাধ্যমে সহজভাবে পরিবেশন করা দেখেছি। এভাবে জটিল সংখ্যাত্মক বিবৃতিকে চিত্রের মাধ্যমে ফুটিয়ে তোলার নামই হচ্ছে গ্রাফ বা লেখচিত্র। গ্রাফের মৌলিক বিষয় হচ্ছে, যে সমস্ত সংখ্যা বা রাশিকে গ্রাফের উপাদান হিসেবে বিবেচনা বা ব্যবহার  করা হবে তাদের তুলনামূলক পর্যালোচনাকে চিত্রের মাধ্যমে বহিঃপ্রকাশ। এই চার্ট বা গ্রাফ আবার বিভিন্ন রকমের বা বিভিন্ন চেহারার হতে পারে, তবে ফলাফল একই প্রকাশিত হবে।

এখন প্রশ্ন আসে চার্ট কেন তৈরি করা হয়?

গাণিতিক তথ্যমালাকে গ্রাফ বা চার্টের মাধ্যমে প্রকাশ করা হয় কারণ গ্রাফ তথ্য অপেক্ষা-

  • চমকপ্রদ ও চিত্তাকর্ষক।
  • সহজেই মনে দাগ কাটে।
  • সংক্ষিপ্ত ধারণা দেয়।
  • তুলনাকে সহজ করে।
  • তথ্য বিশ্লেষণ করে।
  • সহজে বোধগম্য হয়।
  • সময় বাঁচায়।

চার্ট তৈরি করার নিয়মঃ

ডাটাশীট থেকে তথ্য নিয়ে চার্ট বা চিত্রের মাধ্যমে উপস্থাপন করার জন্য নিম্নলিখিত পদক্ষেপ নিতে হবে-

  • এক্সেল ওয়ার্কশীটকে পর্দায় সচল রাখতে হবে।
  • ডাটা রেঞ্জ নির্বাচন করতে হবে।
  • এবার Insert মেনুতে ক্লিক করে Chart নির্দেশ দিয়ে চার্টের ধরণ বা Chart type নির্বাচন করতে হবে।
  • Next বোতামে ক্লিক করে ডাটা রেঞ্জ নির্বাচন করা না থাকলে ডাটা রেঞ্জ কি হবে তা Data Range বক্সে লিখে দিতে হবে এবং ডাটা সিরিজ ‘রো’ ভিত্তিক না ‘কলাম’ ভিত্তিক তা Series in এর Row বা Columns নির্বাচন করে নির্ধারণ করে দিতে হবে।
  • এরপর আবার Next বোতামে ক্লিক করে Chart Wizard-Step 3 of 4- Chart Options ডায়ালগ বক্সের অপশন নির্বাচন করে প্রয়োজন অনুসারে চার্টের Titles, Axis, Grid lines, Legend, Data Lables, Data Table ইত্যাদি নির্ধারণ করে দিতে হবে।
  • এরপর আবার Next বোতামে ক্লিক করে চার্টটি কোথায় তৈরি হবে তা Chart Wizard-Step 4 of 4 Chart Location ডায়ালগ বক্সে নির্ধারণ করে Finish বোতামে ক্লিক করলে চার্ট তৈরি হবে।
  • প্রয়োজনীয় সংশোধন করে চার্টটি সেভ করা যাবে।

চার্ট তৈরি করার একটি উদাহরণঃ

মনেকরি, ঢাকা, খুলনা, যশোর, বাগেরহাট ও বরিশাল জেলায় ২০০৭, ২০০৮, ২০০৯ এবং ২০১০ সালের শস্য উৎপাদনের (মেট্রিক টন) হার তুলনা করে নিম্নরূপ নিয়মে এক্সেলের ওয়ার্কবুকের পাতায় একটি ডাটাশীট তৈরি করুন।

এবার Insert মেনুতে ক্লিক করে Chart অপশনে ক্লিক করতে হবে।

এরপর প্রদর্শিত ডায়ালগ বক্স থেকে চার্টের ধরণ ঠিক করে দিতে হবে অর্থাৎ Chart নির্বাচন করতে হবে।

আবার Next বোতামে ক্লিক করলে Wizard বক্স আসবে এখান থেকে Ad object in লেখার পাশে সাদা বক্সে চার্ট নির্বাচন করে ফিনিস বোতামে ক্লিক করলে পর্দায় চার্টটি নিম্নরূপ দেখা যাবে।

এবার ফাইলটি সেভ করতে হবে।

এছাড়া যিনারা একটু আপগ্রেড অফিস ব্যবহার করেন অর্থাৎ অফিস ২০১৬ বা আরও আপগ্রেড আশা করি তারাও খুব সহজেই ডাটা চার্ট তৈরি করতে পারেন।

এজন্য প্রথমে উপরোক্ত নিয়মে একটি ডাটাশীট তৈরি করে নিতে হবে। তারপর ডাটাশীটটি সিলেক্ট করে ইনসার্ট মেনু থেকে চার্ট নির্বাচন করে ক্লিক করলেই এক্সেলের পর্দায় চার্ট প্রদর্শিত হবে। তারপর ফাইলটি সেভ করলেই কাজ শেষ হলো।

আশা করি আপনি আমার এই আর্টিকেল থেকে কিছু শিখতে পেরেছেন। সবাইকে ধন্যবাদ জানিয়ে আজকের মতো এখানেই শেষ করছি, আসসালামু আলাইকুম।

লিখেছেনঃ

মোঃ রিয়াদ আহম্মেদ

Facebook Comment