মাইক্রোসফট এক্সেলের সহজ ও গুরুত্বপুর্ন কিছু কাজ জেনে নিন - Graphic School

Blog

মাইক্রোসফট এক্সেলের সহজ ও গুরুত্বপুর্ন কিছু কাজ জেনে নিন

আমাদের দৈনন্দিন জীবনে মাইক্রোসফট এক্সেলের ব্যবহার অনেক গুরুত্বপুর্ন। এর মাধ্যমে অনেক সহজে আকর্ষনীয় কিছু কাজ করা যায়। আজকে আমরা তেমন কিছু কাজ নিয়ে আলোচনা করবো। আশাকরি আপনাদের ভালো লাগবে। তো চলুন শুরু করা যাক।

  • Freeze Pan এর মাধ্যমে কিভাবে একটা Row কে স্থির রাখা যায়।

ধরুন আপনার এক্সেল ডকুমেন্টটি অনেক বড় যার কারনে একসাথে সম্পুর্ন ডকুমেন্টটি দেখা যায়না। তো যখন আপনি নিচের তথ্যগুলো দেখার জন্য Scroll করে নিচে আসবেন তখন ডাটাফিল্ডের টাইটেল উপরে চলে যাবে। এর ফলে কোন কলামে কোন টাইটেল ছিল সেটা বোঝা কঠিন হয়ে যায়।

এখানে 70% Zoom করে ৫০টি লাইনের মধ্যে ১ থেকে ৪২ পর্যন্ত দেখা যাচ্ছে

আমরা যদি Zoom 100% রাখি তাহলে এমন দেখাবে

এখন আমরা যদি নিচের তথ্য দেখার জন্য Scroll করি তাহলে এমন দেখাবে

দেখুন আমাদের উপরের সবকিছু চলে গেছে। এখানে বোঝা মুশকিল যে কোনটি কোন কলাম। এ সমস্যা থেকে মুক্তি পাওয়ার উপায় হচ্ছে টাইটেল এর লাইনটা Freeze/আটকে রাখতে হবে। তো কিভাবে সেটা করবে এখন সেটা দেখা যাক।

প্রথমে যে লাইনটা Freeze করতে হবে তার ঠিক নিচের লাইনের যেকোন একটি Cell সিলেক্ট করে View রিবন থেকে Freeze Pan এ ক্লিক করে যে তিনটি অপশন আসবে সেখানেও Freeze Pan সিলেক্ট করে দিলেই আপনার কাজ শেষ।

এখন Scroll করে দেখুন ডকুমেন্টে যে টাইটেল Row টি ছিল সেটি আর উপরে যাচ্ছেনা বাকি সবকিছু Scroll হচ্ছে।

  • Data Validation এর মাধ্যমে মারাত্ত্বক কিছু ভুল থেকে বিরত থাকা।

মাইক্রোসফট এক্সেলে Data Validation একটি গুরুত্বপুর্ন অংশ। এর মাধ্যমে অনেক বড় ভুলের হাত থেকে রেহাই পাওয়া যায়। মনে করুন আপনাকে কোন অফিসের বেতন এর তালিকা তৈরি করতে দেয়া হলো যেখানে সর্বনিম্ন বেতন ৪০০০টাকা এবং সর্বোচ্চ ১৫০০০টাকা। কিন্তু কোন কারনে যদি বেতন লিখতে গিয়ে একটা সংখ্যা বেশি হয়ে যায় তাহলে ভেবে দেখুন কতবড় সমস্যায় পরে যেতে পারেন। তো চলুন এ সমস্যা সমাধানের উপায় দেখে নেয়া যাক।

প্রথমে ডকুমেন্টের ভিতরে বেতনের যে কলাম আছে সেটা সম্পুর্ন সিলেক্ট করুন।

এরপর Data রিবন থেকে Data Validation এ ক্লিক করুন।

ক্লিক করার পরে আপনার সামেন এমন একটি ডায়ালগ বক্স আসেবে।

এখানে Allow ফিল্ডের ড্রপডাউনে ক্লিক করে Decimal এবং Data ফিল্ডের ড্রপডাউনে ক্লিক করে Between সিলেক্ট করতে হবে। এরপর Minimum অংশে সর্বনিম্ন বেতন এবং Maximum অংশে সর্বোচ্চ বেতন লিখে OK করে দিলে আপনার কাজ শেষ।

এখন বেতন কলামে ৪০০০ এর কম

অথবা

১৫০০০ এর বেশি কোন সংখ্যা লিখলে আপনাকে Error দেখাবে ।

সুতরাং কোন সংখ্যা বেশি হওয়ার ভয় নেই।

  • Chart তৈরির মাধ্যমে তথ্য প্রদর্শন করা।

কোন তথ্যকে Chart এর মাধ্যমে প্রদর্শন করলে সেটা দেখতে অনেক আকর্ষনী হয়। মাইক্রোসফট এক্সেলে খুব সহজেই Chart তৈরি করা যায়। আপনাকে শুধু তথ্যগুলো লিখতে হবে বাকিটা Chart নিজেই ডিজাইন করে নিবে। তো চলুন দেখি কিভাবে মাইক্রোসফট এক্সেলে চার্ট তৈরি করা যায়।

প্রথমে আপনি যে তথ্যের উপর ভিত্তি করে Chart তৈরি করতে চান সে তথ্যগুলো সুন্দরভাবে লিখতে হবে। এরপর সবগুলো একসাথে সিলেক্ট করে Insert রিবনে Chart অংশে Pie এ ক্লিক করে পছন্দ অনুযায়ী Pie Chart সিলেক্ট করুন।

এখন আপনার সামনে একটি Pie Chart দেখতে পাবেন যেখানে আপনার দেয়া তথ্যগুলো সুন্দর ভাবে সাজানো আছে। আপনি চাইলে Design মেনু থেকে Pie Chart এর ডিজাইন চেঞ্জ করে নিতে পারেন।

এখন আপনি যদি মনে করেন যে Pie Chart কে Column Chart এ পরিবর্তন করতে হবে তাহলে সবগুলো তথ্য ঠিক রেখেই Column Chart এ পরিবর্তন করতে পারবেন। এজন্য আপনাকে Design মেনু থেকে Change Chart Type এ ক্লিক করতে হবে।

এরপর আপনার সামনে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে সেখানে আপনি Column সিলেক্ট করে OK করে দিলে Pie Chart টি Column Chart এ পরিবর্তন হয়ে যাবে।

তো এই ছিল আজকের পর্বে। এতক্ষন এই লেখাটি পড়ার জন্য অনেক অনেক ধন্যবাদ। আশা করি ভাল লেগেছে। আপনাদের যদি অজানা কোনকিছু জানাতে পারি তাহলে নিজেকে ধন্য মনে করবো।

গ্রাফিক স্কুলের নতুন সংস্করণ মাইক্রোসফট অফিস ২০১৬ ভিডিও টিউটোরিয়াল ডিভিডি সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে অথবা অর্ডার করতে এখানে ক্লিক করুন…

দেখা হবে আগামী কোন পর্বে ততক্ষন সবাই ভাল থাকবেন সুস্থ থাকবেন। আল্লাহ হাফেজ।

Facebook Comment