মাইক্রোসফট এক্সেল নিয়ে কিছু কথা! - Graphic School

Blog

মাইক্রোসফট এক্সেল নিয়ে কিছু কথা!

আসসালামু আলাইকুম, আশা করি সবাই ভালো আছেন। আজকে আমি আপনাদের সবার জন্য মাইক্রোসফট এক্সেল নিয়ে আলোচনা করবো। তো চলুন কথা না বাড়িয়ে আলোচনা শুরু করা যাক।

মাইক্রোসফট এক্সেলঃ আমরা সবাই তো মাইক্রোসফট এক্সেল-এর নাম শুনেছি। এই মাইক্রোসফট এক্সেল কি? আসলে মাইক্রোসফট এক্সেল হলো মাইক্রোসফট কর্পোরেশনের দ্বারা তৈরি একটি বিশ্লেষনী প্রোগ্রাম। সংক্ষেপে মাইক্রোসফট এক্সেলকে এম.এস. এক্সেল বলা হয়। এই প্রোগ্রামটা মাইক্রোসফট-এর অন্যান্য সব অ্যাপলিকেশনের সাথেই পাওয়া যায়। এই মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করে অনেক রকমের হিসাব করা যায়। সে জন্য আপনাকে কিছু সুত্র সম্পর্কে জানতে হবে। মোট কথা হিসাব করতে সুবিধা হয়। মাইক্রোসফট এক্সেল-এর অনেক ভার্সন আছে আর এর সর্ব শেষ ভার্সন হলো ২০১০। এটি মাইক্রোসফট অফিস এর সাথে লঞ্চ করেছে। তার মধ্যে সবচেয়ে বেশি জনপ্রিয় হলো মাইক্রোসফট এক্সেল ২০০৭।

মাইক্রোসফট এক্সেলের সব ফাইলকে এক একটা ওয়ার্কবুক বলে সম্বোধন করা হয়। আর এই সব ওয়ার্কবুকের যে যে অংশে কাজ করা হয় সে সে অংশকে ওয়ার্কশীট বলে। আসলে মাইক্রোসফট এক্সেল দিয়ে অনেক ধরনের ডাটা এন্ট্রির কাজ করা হয় বলে একে ডটাবেজ অ্যাপলিকেশনও বলা হয়।

এখন মাইক্রোসফট এক্সেল অ্যাপলিকেশনটি কিভাবে ওপেন করবো জেনে নেই। আপনার কম্পিউটার থেকে Microsoft Excel নামক অ্যাপলিকেশনটিতে ক্লিক করুন আর একটু সময় দিন ঠিক মতো লোড হওয়ার জন্য। পুরোপুরি লোড হওয়ার পরে আপনার কম্পিউটার স্ক্রিনে  নিচের মতো একটি উইন্ডো শো করবে।

এটাই মূলত মাইক্রোসফট এক্সেল-এর মেইন ওয়ার্কপেজ।

নিচে মাইক্রোসফট এক্সেল-এর কিছু কিছু মেইন বিষয় গুলো তুলে ধরা হলোঃ

এখন আসি মাইক্রোসফট এক্সেল-এর Windows পরিচিতি নিয়েঃ আসলে মাইক্রোসফট এক্সেলে মাইক্রোসফট অফিসের মতোই Title bar, Menu bar, Tools bar, Name box, Formula bar, Horizontal and Vertical Scale ইত্যাদি থেকে থেকে। এগুলো যারা মাইক্রোসফট অফিস দ্বারা কোনো কাজ করে থাকেন তারা ভালো ভাবে বুঝতে পারবেন।

এখন কথা বলবো মাইক্রোসফট এক্সেল-এর স্প্রেডশিট নিয়েঃ স্প্রেডশিট কি? সাধারণভাবে বলা যায়  শব্দটির আভিধানিক অর্থ হলো ছড়ানো পাতা। এখানে গ্রাফ কাগজের মতো X ও Y অক্ষ বরাবর খোপ খোপ ঘরের বড় শিটকে মুলত স্প্রেডশিট বলে।

মাইক্রোসফট এক্সেল-এর ওয়ার্কশীটঃ প্রথমেই বলা হয়েছে মাইক্রোসফট এক্সেল-এর যে পাতায় কাজ করা হয় তাকে ওয়ার্কশীট বলা হয়। আসলে স্প্রেডশিটকেই হলো ওয়ার্কশীট বলা হয়ে থাকে। আমরা একটা খাতায় যে রকম অনেক গুলো পেজ থাকে এবং সে সব গুলো পেজেই লেখা যায় ঠিক তেমনি মাইক্রোসফট এক্সেলেও প্রত্যেকটা কাজের জন্য ভিন্ন ভিন্ন ওয়ার্কশীট খুলে কাজ করা যায়। আর এই ওয়ার্কশীটগুলো Worksheet1, Worksheet2-3-4-5 এই রকম পর্যায়ক্রমে দেওয়া থাকে।

মাইক্রোসফট এক্সেল-এর টাইটেল বারঃ মাইক্রোসফট এক্সেল পেজের সবচেয়ে শীর্ষে ফাইলের নাম লেখা বারটিকেই টাইটেল বার বলে।

মেনু বারঃ টাইটেল বারের নিচে File, Home, Insert, Page Layout, Mailings, Review, View, Add-Ins ইত্যাদি লেখা বারকে মেনু বার বলে।

মেনু বারে শুধু ফাইল মেনু ও কিছু সাব মেনু আছে তাছাড়া বাকি মানুগুলোতে শুধু বিভিন্ন টুল রয়েছে।

টুলস বারঃ মেনু বারের নিচের বিভিন্ন প্রতীক চিহ্নের বারকে টুলস বার বলে।

টুলস বার ব্যবহার করে কোনো কমান্ড দেওয়া অনেক সহজ এবং অনেক দ্রুত কাজ করা যায়।

ফর্মুলা বারঃ টুলস বারের ঠিক নিচে লম্বা ২টি অংশে ভাগ করা বারটিকে ফর্মুলা বার বলে। আসলে নেম বক্সের পাশেই ফর্মুলা বক্স বা বার থাকে।

ভার্টিকেল ও হরিজন্টাল স্ক্রলবারঃ এক্সেল শিটে কাজ করার সময় কোনো কোনো ডকুমেন্ট বড় হয়ে গেলে পর্দায় সব কিছু শো করে না।  সে জন্য দ্রুত পর্দায় ডকুমেন্ট প্রদর্শন করার জন্য পর্দার ডান দিকে ভার্টিকেল স্ক্রলবার এবং পর্দার নিচে হরিজন্টাল স্ক্রলবার আছে।

স্টেটাস বারঃ মাইক্রোসফট এক্সেল-এর অয়ারক০বুক উইন্ডোর সব চেয়ে নিচের বার কে স্টেটাস বার বলা হয়। এখানে ডকুমেন্টের স্টেটাস বা অবস্থা প্রদর্শন করা হয়। এই স্টেটাস বারের বাম পাশে Ready লেখা থাকে।

কথা বলবো ফাইল মেনু নিয়েঃ মাইক্রোসফট এক্সেল-এর প্রধান মেনু হচ্ছে ফাইল মেনু। এই মেনুর সাহায্যে ওয়ার্কবুক এর লেখা সেভ করা, আগের সেভ করার ফাইল দেখা, ক্লোজ করা, প্রিন্ট প্রিভিউ দেখা, নতুন তৈরী করা, প্রিন্ট করা ইত্যাদি কাজ করা হয়ে থাকে। নিচে আমরা সব মেনুর সাব মেনু এবং সেগুলোর কী বোর্ড শর্ট কাট নিয়ে আলোচনা কররো।

>Save(Ctrl+S): কাজ করার পড়ে যে কোনো প্রয়োজনীয় যে কোনো ফাইল কম্পিউটারে সেভ করতে হয়। সেক্ষেত্রে কী বোর্ডের Ctrl+S চাপতে হবে বা ফাইল মেনু থেকে Save এ ক্লিক করতে হবে।

>Save As(F12): উপরে যে নিয়মে সেভ করা ফাইলটি অন্য নামে সেভ করার জন্য ফাইল মেনুতে গিয়ে Save As অপশনে ক্লিক করতে হবে অথবা কী বোর্ড থেকে F12 কী চাপতে হবে।

>Open(Ctrl+O): কোনো ফাইলকে ওপেন করতে হলে ফাইল মেনু থেকে Open সাব মেনুতে ক্লিক করতে হবে বা Crtl+O কী চাপতে হবে।

> Close(Ctrl+W): এক্সেল শিটে কাজ করার পরে ফাইল ক্লোজ করতে চাইলে ফাইল মেনু থেকে Close অপশনে ক্লিক করুন বা Ctrl+W কী চাপুন।

> Info: এই অপশনের মাধ্যমে আপনি মাইক্রোসফট এক্সেল সম্পর্কে জানতে পারবেন।

> Recent: এই অপশনের দ্বারা নতুন কাজ করা ফাইল সমুহ দেখা যাবে। আবার এখান থেকে ওপেনও করা যাবে।

> New(Ctrl+N): এই সাবমেনু দিয়ে নতুন করে একটি ডকুমেন্ট তৈরী করা যাবে।

> Print(Ctrl+P): একটি ফাইল নিয়ে কাজ করা শেষে যদি প্রিন্ট করার প্রয়োজন পড়ে তাহলে ফাইল মেনুতে গিয়ে Print-এ ক্লিক করে অথবা Ctrl+P কী চেপে সিলেক্টকৃত ফাইল প্রিন্ট করা যাবে।

> Save & Send: ই-মেইল করা ও ইন্টারনেট সংযোগ থাকা অবস্থায় ফাইল সেভ করা ফাইল মেনুর এই অপশনটির কাজ

> Help: এই মেনুর দ্বারা এক্সেল সম্পর্কিত সকল ধরনের সাহায্য পাবেন।

> Option: এই অপশনটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ একটি মেনু। এখান থেকে আপনি এক্সেলের সব ধরনের সেটিংস অপারেট করতে পারবেন।

> Exit(Alt+F4): আপনার যদি কাজ করা শেষ হয়ে থাকে তাহলে বের হওয়ার সময় Alt+F4 চেপে বা ফাইল থেকে Exit অপশনে ক্লিক করে বের হয়ে আসতে পারবেন।

এখন একটু মাইক্রোসফট এক্সেল-এর কিছু খুব গুরুত্বপূর্ণ শর্ট কাট গুলো জেনে নেই।

>> Undo করার জন্য Ctrl+Z

>> Redo করার জন্য  Ctrl+Y

>> Cut করার জন্য Ctrl+X

>> Copy করার জন্য Ctrl+C

>> Paste করার জন্য Ctrl+V

এছাড়াও আরো কিছু শর্ট কাট আপনাদের সুবিধার্থে নিচে দিয়ে দিলামঃ

Ctrl+Arrow: ডানে, বামে, ওপরে এবং নিচে লেখার শেষে কার্সর যাবে।
Ctrl+Home: ফিল্ড বা লেখার শুরুতে কার্সর
Ctrl+End: ফিল্ড বা লেখার শেষে কার্সর
Ctrl+Page Up: আগের পৃষ্ঠা বা ওয়ার্কশিটে যাওয়া।
Ctrl+Page Down: পরের পৃষ্ঠা বা ওয়ার্কশিটে যাওয়া।
Atl+Page Up: ডকুমেন্টের প্রথম কলামে অবস্থান করা।
Atl+Page Down: ডকুমেন্টের শেষ কলামে অবস্থান করা।
Atl+Enter: ফিল্ডে কার্সর রেখে দুই ক্লিকের মাধ্যমে পরের লাইন তৈরি করা।
Shift+TAB: পেছনের ফিল্ড থেকে প্রথম ফিল্ডে এক এক করে যাওয়া।
Ctrl+1: ফন্ট, বর্ডার, নম্বর ইত্যাদির পরিবর্তন করা।
Ctrl+2: ফন্ট বোল্ড করা।
Ctrl+3: লেখাকে ইটালিক করা।
Ctrl+4: লেখা আন্ডারলাইন করা।
Ctrl+5: লেখার মাঝখান বরাবর কাটা দাগ (স্ট্রাইক থ্র)।
Ctrl+7: স্ট্যান্ডার্ড টুলবার সরিয়ে দেওয়া।
Ctrl+9: কারসর যে ফিল্ডে আছে, তা মুছে ফেলা (রো ডিলিট)।
Ctrl+0: কলাম ডিলিট।
Atl+F1: ওয়ার্কশিটের সঙ্গে চার্টশিট যুক্ত করা।
Atl+F2: সেভ অ্যাজ।
Ctrl+F3: ডিফাইন ডায়ালগ বক্স খোলা।
Ctrl+F4: ফাইল বন্ধ করা।
Ctrl+F5: ফাইল নামসহ আদালা উইন্ডো।
Ctrl+F8: ম্যাক্রো তৈরির জন্য ডায়লগ বক্স খোলা।
Ctrl+F9: ফাইল মিনিমাইজ করা।
Ctrl+F10: ফাইল নামসহ আলাদা ইউন্ডো।
Ctrl+F11: ওয়ার্কশিটের সঙ্গে ম্যাকরো শিট যুক্ত করা।
Ctrl+F12: ওপেন ডায়ালগ বক্স।

আশা করি আমার লেখনিটি অনেকের অনেক কাজে দিবে। আমার কথা না বাড়িয়ে আজকে এখানেই শেষ করছি। আসসালামুআলাইকুম।।।

 

লিখেছেনঃ

মোঃ রিয়াদ আহম্মেদ

Facebook Comment